哈啰，大家好
在今天的影片我们要来聊聊
如何在 Excel 设计一个进度追踪表
它可以依据每项工作的进度
显示不同的状态
同时也可以利用环状图
来呈现目前工作的完成百分比
如果你要配合影片中的步骤
一同练习的话
你可以到影片下方的说明栏
下载今天的练习档案
OK，我们首先针对表格做一个简单的美化
我切换到「检视」标签
将工作表中的「格线」先隐藏起来
然后我回到「常用」功能区
启用「绘制框线格线」的功能
线条的色彩我指定一个浅灰
如此我们就可以利用滑鼠拖曳的方式
替工作表内的两个表格画上框线
另外，我打算在表格标题的底下
加上一条黑色的底线
当表格绘制完毕之后
我们就可以按下键盘左上角的 ESC
来关闭画笔的功能
我打算在表格的中央
设计一组可以让使用者「勾选」的核取方块
让工作进度的管理更为方便
而要使用这个功能
我们必须先将滑鼠游标
移到功能区的空白处
打开滑鼠右键选单
选择「自订功能区」
接着，我到右侧的栏位中
将「开发人员」的选项勾选起来
再按下「确定」
如此，我们就可以在这个新启用的功能区中
找到「核取方块」的功能
我们只要在「完成」栏中
点击一下滑鼠左键
就可以建立一个新的核取方块
我删除掉方块右侧的标签文字
并且略为缩小选取方框
然后再利用储存格右下角的控制点
向下拖曳将核取方块复制到表格的底部
不过，目前的核取方块只是徒有其表
当它被勾选时必须能够送出实际的资料
才能让其它的公式或函数做进一步的处理
因此，我针对第一个方块按下滑鼠右键
选择「控制项格式」
在对话框中我们可以指定一个储存格
来接收核取方块的资讯
我将它指定到 I3 栏位
再按下「确定」
如此，当我们勾选核取方块时
状态栏就会显示 TRUE
也就是「是」的意思
而当核取方块「取消」勾选时
状态栏就会显示 FALSE（否）
接下来我们必须花一点时间
重复这个步骤
将每一个核取方块连结到同一列的状态栏
而当全部的核取方块都设定完毕之后
不要忘记去做一个测试
来确认每一个方块的勾选结果
都能正确地呈现在状态栏
接着，我打算在进度栏中加上标示符号
像是已完成的工作
我们可以显示为「打勾」
进行中的工作显示为「惊叹号」
而尚未开始的工作则显示一个时钟
这些符号可以透过一个
叫做「图示集」的功能来进行制作
只是「图示集」本身是依据数值的高低
来决定套用何种符号
而无法透过 TRUE 和 FALSE
这类型的逻辑判断
因此这边我们可以利用公式
做一个简单的转换
像是将核取方块的 TRUE 转换为 1
FALSE 转为 0
使「图示集」能够辨认这些资讯
我们可以利用 IF 函数
来完成这个简单的任务
我将输入游标放到 J3 储存格
先输入 IF 的函数名称
然后判断隔壁的栏位是否为 TRUE
「是」的话就显示为 1
「否」的话就显示为 0
设定完毕之后
我将这个公式复制到表格的底部
不过，你会发现目前当数值
显示为 0 的时候
图示集是呈现一个 X
而非我原本预期的「惊叹号」
而要修正这个问题
我们可以重新打开「设定格式化的条件」
选择「管理规则」
再按下编辑按钮
在目前的规则中
只要数值高于全体的 67%
就会显示为「打勾」
在此我将比较的类型更改为「数值」
并且在左边的栏位输入 1
代表进度栏的数值
只要是「大于和等于」 1
就会显示「打勾」
接着我将第二列的比较类型
同样设为「数值」
同时指定当数值「大于和等于」 0 时
进度栏会显示「惊叹号」
另外，我在对话框的上方
勾选了「只显示图示」
如此进度栏就会隐藏
原先的 1 和 0 这两个数字
而仅保留图示符号
OK，接下来我们把进度栏的第三个状态加进来
也就是当工作还没有开始之前
进度栏会显示一个时钟
而要加入这个判断
我们必须先到「今天日期」的栏位
插入一个 TODAY 函数
后面的左括号和右括号之间
不用输入任何的东西
就可以取得今天的日期
一旦知道了今天的日期
我们就可以继续利用 IF 函数
来判断工作是否已经开始
我将输入游标再次放到 J3 储存格
并且删除原先公式后面的 0
然后输入第二个 IF 函数
来判断今天的日期
是否已经超过了工作的开始日期
如果「是」的话
我们就让进度栏维持原本的 0 (惊叹号)
如果「否」的话就表示工作「尚未」开始
我们就可以在进度栏插入一个时钟符号
那么我们要如何在公式中
插入时钟符号呢？
如果你是 Windows 10 的用户
你可以按下快速键 Win +； (分号)
来叫出表情符号的面板
并且利用底下的分类找到时钟图示
而另一个方式
是到网路上去查询时钟符号的代码
然后将这个代码输入到一个
叫做 UNICHAR 的函数内
也可以得到同样的结果
最后，我们不要忘记将日期的参照位置
按一下键盘的 F4 锁定在原地
再将这个公式向下复制到表格的最后一列
我们同样来做一个简单的测试
像是更改今天的日期
来观察进度栏的图示是否显示正确
OK，最后我们来替表格内的工作进度
制作一张环状图
由于图表本身需要数据资料才能进行绘制
所以这里我们先花一点时间
完成左侧的表格
表格的第一栏「工作完成数量」
我们可以使用 COUNTIF 函数
计算在 I 栏中有几个 TRUE
就可以顺利地求出答案
而底下的「未完成」工作数量
同样也是使用 COUNTIF 函数
只不过我们要计算的是
栏位中 FALSE 的数量
至于「工作总数量」
则是一个非常简单的算式
也就是「完成数量」
加上「未完成数量」就 OK 了
再接下来的「完成百分比」
我们可以用「完成数量」
除以「工作总数量」
再到功能区内套用「百分比」的样式
最后，「未完成」工作的百分比
我们可以使用 1 减去「完成百分比」
就可以计算出来啰
当我们完成了左侧的表格
我们就可以将 I 栏
利用滑鼠右键的选单隐藏起来
接着，我使用滑鼠框选两个百分比的栏位
切换到「插入」标签来新增「环圈图」
我略为调整图表的大小和位置
同时将底下的图例记号
按下键盘的 Delete 删除
图表的标题我修改为「完成百分比」
字型套用「黑体」
再将字体加粗
大小设为 11
环圈图本身也可以做一些简单的美化
我打开滑鼠右键的选单
选择「资料数列格式」
环圈内径的大小我设为 60
来增加环圈的宽度
接着，我切换到「填满」类别
来勾选「实心填满」
将整个环圈图套用灰色
然后我针对「已完成」的区域
多点一次滑鼠进行单独选取
再套用一个绿色的色彩
如果你想要替环圈图加上「刻度」的话
我们可以切换到「设计」标签
按下「选取资料」来新增第二个环圈图
接着，我将滑鼠游标放到数列值的栏位
并且连续输入九个 1
代表这个新的环圈图会被切割为十等分
按下「确定」
我将这个新环圈图同样套用「实心填满」
选择「灰色」
同时为了让目前的两个环圈图
能够上、下重叠
我到功能区内按下「变更图表类型」
来勾选「副座标轴」
此时上方的旧环圈图
会完全遮蔽住底下的新环圈图
因此我将旧环圈图点选起来
点击第二次滑鼠来单独选取灰色的区域
再套用「无填满」
就可以看到底下的白色刻度啰
最后，我打算在环圈图的中央
放置一个百分比的数字
我切换到「插入」标签
按下「文字」
「绘制水平文字方块」
接着在图表内拉出一个文字框
我使用滑鼠点击文字框的边缘
然后到上面的公式列输入一个 = (等于)
再点击「完成百分比」
来将文字方块的内容连结到这个数字
数字的大小我设为24
套用粗体
再选择一个深灰色的色彩就 OK 啰
好，我们最后做一个简单的测试
当我们更改今天的日期时
所有已开始的进度会显示惊叹号
未开始的工作则会显示时钟
一旦我们勾选了核取方块
则进度栏就会显示「打勾」
同时环圈图的百分比
也会立即更新喔
OK，那今天的 Excel 教学我们就说到这里
我们下回再见，拜拜