哈啰，大家好
今天我要和大家分享三个 Excel 的小技巧
就是当我们的表格中有重复的资料时
我们要如何使用颜色标注这些内容
以及如何将它移除
还有要如何防止其它人输入重复的资料
OK，那我这边有一个范例表格
里面我故意安插了两笔重复的订单项目
而今天如果我打算将它们标示出来的话
我可以先将表格框选起来
然后在功能区内按下「设定格式化的条件」
「醒目提示储存格规则」
再点击「重复的值」
如此，Excel 会将表格中
所有重复的数值和文字标为红色
只是你会发现除了这两笔重复的订单之外
Excel 也把重复出现的业务员姓名标注了出来
然而我们知道
这些名字并非代表这笔资料是重复的
而只是相同业务员经手了这些订单而已
因此，如果要排除这些误判的情形
我们必须设定一个更为严格的筛选条件
也就是在进行资料比对时
不能只着眼于单栏的文字或数值
而是所有栏位的内容都完全相符
才能被称为重复的资料
那在诸多解决方法之中
其中一个最简单的方式
就是我们可以在「总金额」栏的旁边
建立一个辅助栏
并且输入一个简单的公式
也就是利用键盘的(And) 符号
来将这四个储存格串连起来
接着再将这个公式复制到底下的储存格
如此，我们就可以改用辅助栏来进行比对
唯有储存格内的资料完全相同
才会被判定为重复的资料
然而，这边如果我们直接利用
「醒目提示」的功能来寻找重复的值
会导致颜色只显示在辅助栏内
而不是旁边的表格
因此，我们不妨借助一个简单的函数
也就是 COUNTIF 来协助我们解决这个问题
我们知道 COUNTIF
可以用来计算某个数值或文字出现的次数
它的第一个引数是资料的范围
而第二个引数是要用来计数的条件
如果某笔资料没有任何重复的话
最后计数的结果应该是等于 1
反之，当 COUNTIF 的计算结果
是大于 1 的话
就代表这笔资料在表格中有重复出现
OK，那我们来看看如何使用 COUNTIF
来将重复的订单资料填上色彩
我首先将表格再次框选起来
然后按下「设定格式化的条件」
「新增规则」
再点击底下的「使用公式」
接着，我将滑鼠游标放到公式的栏位中
输入 COUNTIF 的函数名称
第一个引数「资料范围」
就是刚才我们所建立的辅助栏
而第二个引数「条件」
我把它设为辅助栏的第一个储存格
这边特别要注意的是
当这个公式向下复制时
条件所在的列数也必须一同改变
才能计算出每笔订单所出现的次数
因此我将列数前的锁定符号删除掉
并且告诉 Excel
如果 COUNTIF 的判断结果大于 1
也就是发现某笔资料出现一次以上的话
那我们就可以透过底下的「格式」按钮
切换到「填满」标签来填上一个色彩
再按下「确定」
至于已完成任务的辅助栏
这时我们就可以利用滑鼠右键来将它隐藏起来了
OK，我们来做个简单的测试
如果我修改了订单编号
那么该列的色彩就会被立即移除
而如果 Excel 发现有重复的资料
那么这些订单就会立即被标注出来
最后，如果你打算还原表格的色彩
你可以将表格框选起来
并且在格式化条件的选单中执行「清除规则」
「清除选取储存格的规则」就 OK 啰
相对于「标示」表格内的重复内容
「移除」重复内容的步骤
反而显得比较简单
我们只要将输入游标
放置到表格内的任意位置
然后切换到「资料」标签
按下「移除重复项」
由于我们这个表格是附带「标题列」的
因此右边的标题选项必须维持勾选
而底下的项目则是要用来比对的栏位
我同样保持全部打勾
代表每笔订单必须四个栏位完全相同
才会被视为是重复的资料
接着我按下「确定」
Excel 就会立即删除重复的两笔订单啰
「移除重复项」这个功能
也可以用来截取表格内的清单内容
举例来说
如果今天我想要一份业务员的名单
那么我可以将业务员的栏位框选起来
执行「复制」
再贴到旁边的空白处
然后执行「移除重复项」
按下「确定」
那么我们就取得了一份业务员的名单
而且里面也不会有重复的姓名喔
除了「标示」和「删除」重复内容之外
Excel 也能够防止使用者
输入重复的资料
举例来说
如果我想要确保 A 栏中
不能出现重复的订单编号
那么我可以先将 A 栏选取起来
并且在功能区内按下「资料验证」
在弹出的对话框中
我将储存格所允许的内容设为「自订」
并且在底下的栏位
同样建立 COUNTIF 函数
函数的资料范围是在 A 栏
而用来计数的条件我设为 A1
如此当公式向下复制的时候
A1 储存格也会顺势变成 A2、A3、A4等
公式的后面我补上一个「=1」
代表只有订单编号不重复的情况之下
才接受该笔资料的输入
另外，我们可以切换到「错误提醒」标签
来设计一组提示讯息
像是提醒对方「订单编号不能重复！
」
然后再按下「确定」
OK，我们来测试一下
当我在 A 栏中输入 1012 的话
这个编号是可以被接受的
但是如果我输入 1011
Excel 就会跳出警示的对话框
提醒你订单编号是不能重复的喔
最后，如果你要移除这个验证规则的话
你可以将 A 栏再次选取起来
打开「资料验证」对话框
并且按下「全部清除」就 OK 了
好，那今天我们就说到这里
我们同样下回再见，拜拜