哈啰，大家好
在今天的影片中，我打算和大家介绍
几个 PowerPoint 实用的小技巧
话不多说，我们就直接进入主题吧
说到翻译
大家可能第一个想到的都是 Google 小姐
（大家好 ~）
不过，PowerPoint 实际上
也内建了好用的翻译工具
我们只要将要翻译的文字反白之后
打开滑鼠右键选单
点选「翻译」
就可以轻松地将文字翻译到指定的语言
翻译好的文字
也可以透过「插入」按钮
直接插入到投影片内
除了翻译之外
PowerPoint 也可以让你在简报内
直接搜寻网路上的资讯
我们同样只要将要查询的文字反白之后
在右键选单内点选「智慧查阅」
PowerPoint 就可以依据这一组关键字
自动搜寻网路上的图片和文章喔
在建立投影片的内容时
如果我们需要调整段落的前、后顺序
大部份的人都会采用
剪下、贴上的方式来处理
然而这里有一个更便捷的方式
就是将游标放置到要移动的段落内
然后按住快速键 Alt +Shift
配合键盘的上、下方向键
就可以快速地将段落移动到你想要的位置喔
如何设计出好看的投影片
一直是许多人的困扰
而在新版的 PowerPoint 中
我们只要切换到「设计」标签
按下「设计构想」
PowerPoint 就会依据投影片的内容
自动产生专业的版面配置
我们只要挑选喜欢的版面
接着再点击滑鼠就可以直接套用啰
在 PowerPoint 的动画效果中
有一个名叫「出现」的动画
顾名思义就是将一段文字
透过滑鼠点击的方式
让它显示在投影片上
有趣的是
这个动画的显示单位是可以变更的
我们只要在功能区内打开动画设定的对话框
将文字动画的选单指定为
「依据英文字母或中文字」
每个字母的延迟秒数我设为 0.1秒
接着再套用「打字机」的音效
如此一个有趣的打字机动画就轻松地完成啰
当我们在简报中插入图片时
图片往往还需要进行另外的去背
事实上 PowerPoint 已内建了
一个方便的去背工具
让我们不用仰赖特别的影像处理软体
我们只要点选图片之后
在「格式」标签中按下「移除背景」按钮
如此 PowerPoint 会自动分析图片
同时以洋红色来标注背景
此时人物仍有部份的区域未被选取起来
因此我们可以启用「保留」画笔
并且使用滑鼠拖曳的方式来涂抹这些范围
完毕后再按下「打勾」按钮就 OK 啰
当今影音平台的霸主非 Youtube莫属
但是我们要如何在简报内
插入 Youtube 影片呢？
方式很简单
我们只要在影片的下方
点选「分享」按钮
然后选择「嵌入」
将对话框中的网址复制起来
然后我们再回到简报中
按下「插入视讯」按钮
并且将复制的程式码贴到第三个栏位
如此就可以在播放简报时
直接浏览 Youtube 的影片啰
如果进行简报的环境没有网路连线
却又需要播放影音档案的话
直接插入电脑内的影片档
不失为一个保险的选项
不过由于影片的大小动辄数百 MB
因此在插入影片之后
我们不妨打开「档案」标签
按下「压缩媒体」按钮
并且选择一个影片压缩的画质
如此不但能节省硬碟的空间
使用网路分享简报档案时也会更有效率喔
有些人在设计投影片时
会使用网路上购买或其它的特殊字型
虽然这些字型
使简报的设计质感增色不少
但是当我们使用他人或公共电脑播放简报时
却必须承担字型遗失的风险
为了避免这个问题
我们可以打开「档案」标签
按下「选项」
再点选「储存」类别
然后在对话框的底端勾选「内嵌字型」的选项
就不怕遗失任何字型啰
PowerPoint 的图案功能
提供了各式各样的几何图形
以方便我们绘制美观的图表
而当我们要在图案内加上说明文字时
其实不需要新增任何的文字方块
我们只要到图案的上方按下「滑鼠右键」
接着再选择「编辑文字」
就可以直接输入内容了
当你的图表内有重复的设计元素时
你可以善加利用「复制」的功能
来节省制图的时间
我们只要按住 Ctrl 键不放
利用滑鼠拖曳复制出一个相同的图案
接着再修改图案内的文字
更换一组主题色彩
就完成了图表的制作啰
将图案设为相互对齐
同样是制作图表时
一个不可或缺的功能
执行对齐时，我们只要按住 Ctrl 键不放
依序点击要对齐的图案
接着切换到「格式」标签
再选取一个「对齐」的方向
除了对齐功能之外
PowerPoint 也可以让你均分图案之间的距离
以及调整图案的上、下顺序
使整张图表显得更为整齐美观
PowerPoint 本身虽然已内建了图表的功能
但是如果你在 Excel 中有现成的图表
你可以直接将它「复制」到 PowerPoint
同时在执行「贴上」的指令时
选取「连结资料」的选项
如此设定的好处
是某天如果我们修改了 Excel 的资料
那么在简报内我们只要按下「重新整理」
PowerPoint 的图表就可以立即同步更新喔
一般我们替图表设定动画时
动画都是以整张图表做为执行的单位
而如果我希望每一个直条柱
能够依序演示动画的话
我可以在功能区内点选「效果选项」
再选取「依类别」
如此图表动画
就可以配合我们的简报节奏来依序播放了
当我们在播放简报时
PowerPoint 其实提供了
许多辅助的快速键和小工具
如果你要浏览全部的指令清单
你可以按下键盘的 F1 来显示说明对话框
在这里我举几个常用的快速键
譬如按下键盘的 B 会把萤幕变成黑色
按下 W 会变成白色
按下Ctrl +P 则可以启用雷射笔来进行重点标注
按下 Ctrl +I 可以切换为萤光笔
点击键盘的 E 可以移除所有的笔迹
按下 Ctrl 键配合键盘的 -（减号）
可以浏览全部投影片的缩图
点击之后就可以立即跳到指定的投影片啰
传统的投影片放映
通常需要简报者透过手动的方式来换页
而如果你希望简报能够自动换页
不间断地播放
那么你可以切换至「转场」标签
替每一张投影片指定停留的秒数
同时取消勾选「滑鼠换页」的选项
当所有投影片的秒数都设定完毕之后
我们再切换到「投影片放映」
来打开设定对话框
并且勾选「连续放映到按下 ESC 为止」
此时再播放简报就不需要有人在旁边操控了喔
平常我们在进行档案管理时
常会使用「资料夹」
来将档案整理地井然有序
而 PowerPoint 也有类似的工具
来整理我们的投影片
我们只要按住 Ctrl 键不放
依序点击要设定的投影片
就可以透过「滑鼠右键」来新增章节
并且将它重新命名
其它的投影片也可以仿照这些步骤
来建立新的章节
设定好的章节可以藉由左上角的箭头
来隐藏、或显示投影片
拖曳章节的标题
则可以调整投影片的前、后顺序
而如果要移除章节的话
我们只要打开滑鼠右键选单
再按下「移除所有章节」就 OK 啰
备忘稿是一个可以让你记录讲稿
和重点的地方
而当你在进行简报的排练和预演时
你不妨将备忘稿列印出来以方便自己查阅
列印的方式是打开「档案」标签
点选「列印」
然后将列印的版面指定为「备忘稿」
备忘稿本身可以加上
常见的页首和页尾
像是「页码」
「日期」
或是其它的文字资讯
除了备忘稿之外
简报也可以列印为「讲义」的型态
像是六张投影片
或是三张投影片印为一张讲义
若要节省印表机的墨水或碳粉
也可以将讲义列印为黑白的喔
OK，那今天关于 PowerPoint 小技巧的介绍
我们就聊到这里
我们同样下回再见，拜拜