哈啰，大家好
相信许多人在 Excel 中输入资料时
都曾遇过「数值格式」的问题
像是输入某些序号时
前面的零会自动被 Excel 移除
另外像是常见的手机号码
也存在着相同的问题
而今天我们就花一点时间
来稍微了解一下 Excel 的数值格式
到底是如何运作的
所谓的数值格式
就是用来控制数值要如何显示在工作表内
Excel 本身内建了多种类型的数值格式
像是百分比
分数
货币符号等
只是这边要注意的是
无论我们更换了任何格式
或是修改了小数位数
这些变化都只会影响数值如何呈现
却不会影响到数值的本身
所以当我将这两个栏位进行加总时
所得到的结果是 0.5
而不是四舍五入后的 0.6
在预设的情形下
储存格所套用的格式
称之为「一般」或「通用格式」
不过，当我们在输入资料时
Excel 会自动依据资料的类型来变更格式
举例来说
当我输入 80% 的时候
Excel 会自动将格式切换为「百分比」
比较特别的是「日期」和「分数」
这两种类型的资料
因为它们都会使用到「斜线」这个符号
因此当我输入 1/2 时
Excel 预设会将它判定为「日期」
而显示为「1月2号」
如果你想要的是输入「二分之一」
而非「日期」的话
你必须先键入一个整数 0
按一下空白键
再依序输入分子和分母
一旦 Excel 侦测到分数类型的资料
之后再输入分数
也不会有误判为日期的情形了
Excel 误判资料类型的另一个例子
就是影片一开始
所提到的序号或手机号码
因为在预设的「通用格式」中
数值开头的零并没有任何的意义
所以 Excel 就会将这些零自动移除
若要解决这个问题
最直接的方法就是在输入数字之前
先加上一个「单引号」
然后再输入后面的数字
如此这个栏位
就会被 Excel 视为是「文字」类型的资料
而非可用来计算的「数值」
之后，如果要将这个栏位
再度恢复为「数值」的话
只要在上方的编辑列中
将「单引号」移除就可以了
而另一个常用的方式
是将一个范围预先套用「文字」格式
如此在输入数字时即使开头带有零值
这些零也不会被自动移除喔
至于第三个解决方式
就是采用所谓的「自订格式」
自订格式是 Excel 中较为进阶
但也相当有趣的功能
它基本上提供了一糸列的「代码」
来协助我们进行格式设定
套用自订格式时
我们可先将要设定的储存格框选起来
然后在功能区内点选「数值」的选单按钮
快速键是 Ctrl+1
接着，我们切换到「自订」类别
在此我们可以看到
Excel 内建的几组格式代码
我们首先来看看几个与「数字」相关的代码
# （井字号）代表一个位数的预留位置
我如果输入一个 # 字号
则原本的 82.5 会四舍五入为整数 83
如果我加上一个小数点
再输入一个 #
则数值会恢复为原本的小数第一位
然而，你会发现如果我继续输入
第三、第四个 # 字号
却不会增加新的小数位数
这是因为对于 Excel 来说
82.5 后面无论多出几个 0
这些 0 并没有实质的意义
因此储存格内也不会显示这些多余的 0
？
（问号）这个代码与 # 很类似
都代表了一个位数的预留位置
然而对于小数点之后那些无意义的零
问号会以「空格」的方式呈现
而这样设定最大的好处
就是可以让栏位中的小数点相互对齐
0 基本上也是遵循与 # 相同的规则
不过 0 会强制显示每一个指定的位数
不管这个 0 是否具有实质的意义
因此 0 这个代码很适合用来处理
像是序号、或电话号码等具有固定位数的资料
以手机号码为例
我可以依据手机号码的位数
一共输入十个 0
我们甚至可以在代码之间
加上分隔线或括号
使这些号码更容易被阅读
同样地
如果我需要一个五位数的员工 ID
我可以打开自订格式的对话框之后
连续输入五个 0 就可以了
在数值代码的前、后
我们甚至也可以加上「文字」类型的资讯
像是在编号的开头
加上特定的英文字母
或是替某些用来测量的数值加上单位等
而这边也提醒大家
在加上文字资讯时
它的前、后两侧记得要加上「双引号」喔
@ (At) 符号
或是俗称的「小老鼠」
所代表的是一个「文字预留位置」
也就是用来代表储存格内的文字
举例来说
如果我想要在考核成绩的后面
加上一个「等」字
那么我可以开启对话框之后
先输入一个 @ 符号
来代表储存格内的等第
接着输入 “等”这个字
然后再按下「确定」就 OK 啰
*（星号）是一个较为特别的代码
它可以用来「重复」你所指定的符号
直到填满目前的储存格
举例来说
如果我想要在目录标题的后面填满「点」
那么我们可以开启自订格式的对话框
先输入一个 @ 来载入目录标题
然后在后面加上一个 * (星号)
再输入一个 . (点) 就完成了目录的设定
星号也常被用来控制货币符号的位置
一般当我们在数值旁边
加上货币符号时
符号都会紧贴在数值的左侧
然而，如果我希望将货币符号
移动到储存格的最左侧时
我可以在货币符号的后面
加上一个 * (星号)
再键入一个「空白键」
如此 Excel 就会在货币符号
与数值之间填满空白符号啰
「千分位符号」的用法很简单
假设我们这里有一个 100 万的数值
当我输入一个逗点时
该数值就会少了三个零
再输入第二个就一共少了六个零
也就是说一个逗点代表「千」
连续两个逗点则代表「百万」
这个代码可用来配合英文单位的缩写
来简化一些较大的数值
像一百万可以简化为 1M
以这边的员工薪资为例
我们也可以将千位以下的金额简化为 K
使原本的 33000 显示为 33K
自订格式还有一个有趣的语法结构
可以用来设计较为复杂的数值资料
这个结构是由四个区块组合而成
它们依序代表了正值
负值
零值
和文字
区块之间则是由「分号」所区隔
以上面这个范例来说
正值的数值包含了一个两位的小数
而负值的格式与正值类似
但是加注了一个圆括号
至于零值的格式一样是两位小数
与正值相同
而最后文字的格式
则是直接显示储存格中的内容
没有附加其它的文字资料
OK，我将上述的格式
套用到「成长率」这个栏位
然后按下「确定」
你会发现一旦使用圆括号
来代表负数的话
会造成同一栏的正、负值小数点无法对齐
而要修正这个问题
我们可以使用 _ （底线）这个代码
_ （底线）的用途
是可以利用其接续符号的宽度
来增加留白
以目前的范例来说
我们可以在「正值」区段的末端
输入一个 _（底线）
然后再加上一个圆的右括号
代表 Excel 会在正值的右侧
增加一个右括号的宽度
零值的区段我们也做同样的处理
如此整个栏位的小数点
就能够对齐在同一条中线了
这个语法结构还有一个很有趣的地方
就是它可以针对个别的区段
设定不同的色彩
色彩的代码有两种型态
其一是直接使用颜色的名称
并且以方括号标注
颜色总共有八种
使用时只要将颜色代码
输入在该区域的前面就可以了
如果觉得颜色数量太少的话
我们也可以参考使用 Excel 的调色盘
它总共有 56 种颜色
使用时我们只要先输入「色彩」两字
再接续要套用的色彩编号就 OK 了
值得一提的是
虽然这个语法结构总共有四个区段
却不是每个区段都是必填的
如果你只填写了一个区段的代码
则这个代码也会同时套用到
正值以外的负值和零值
相对地，如果你设定了两个区段的代码
则第一组会套用到「正值」和「零值」
第二组则会套用到「负值」
而这边也有一个有趣的小技巧
就是如果一个区段内
没有输入任何内容的话
则该区段的数值就会被隐藏起来
如果我们举一反三
在储存格内连续输入三个分号
就可以隐藏储存格内的全部内容
之后若要重新显示资料
只要将这些储存格
重新套用「通用格式」就 OK 了
最后，这个结构还有一个特别之处
就是我们可以另外设定「条件式」的语法
像是「大于」、「小于」等来设定数值格式
以上面这组语法来说
它原本的正值
负值
零值区段
在设定了以上条件之后
就会变成「大于 90」的分数指定为绿色
80 到 90 之间的分数为青色
而其余的数值则会套用预设的黑色
条件式的语法也可以应用在「电话」格式
以这张表格的电话栏位来说
我们可以开启格式对话框之后
切换到「特殊」类别
点选内建的「一般电话号码（8位数）」
然后再切换到「自订」
来检视这个语法的内容
它设定了一个简单的条件
来判断电话号码是否有包含「区码」
如果电话号码小于这个数值
就会被 Excel 判断为「不包含」区码
并且套用前一组的格式
反之，就会套用后一组包含区码的格式
而这里要再次提醒大家
一个自订格式最多可以设定「两个」条件
如果要套用三个以上的条件
或是你希望符合条件时
储存格能够加上填色
外框等多样化的设计
那么使用「格式化的条件」
这个功能会较为理想喔
OK，那关于数值格式
今天我们就先聊到这里
有关日期和时间的格式
我会留在之后的影片再和大家介绍
那我们就下回再见啰，拜拜