哈啰，大家好
Excel 作为一个强大的试算表软体
它当然也包含了许多有趣的操作小技巧
而今天我整理了几个容易被初学者所忽略
但却又非常实用的工具和指令
学起来的话可以大大的增进我们工作的效率喔
有时我们将资料
从文件或其它档案贴到 Excel 时
会发现资料全部挤在同一个栏位
而没有适当地进行分栏
这时我们可以将资料选取之后
切换到「资料」标签
点选「资料剖析」按钮
以目前这些资料来说
它们是以「空格」来区分每一个栏位
因此我们可以将剖析的方式
设为「分隔符号」
并且将符号的类型设为「空格」
点选「下一步」
资料的格式在此可以保持不变
再按下「完成」
就可以将资料分配到正确的栏位
我们也可以利用
手动切割的方式来设定分栏
以切割「姓氏」和「名字」为例
我可以在姓名栏的右侧
先插入一个空白栏
来做为预留的空间
接着我将姓名资料选取之后
在「资料剖析」的对话框内
勾选「固定宽度」
点选「下一步」
然后我在尺规的位置
点选滑鼠左键来产生分栏线
将这条线拖曳到「姓」和「名」之间
再按下「完成」按钮就 OK 啰
你常常需要编辑几十列
甚至上百列的表格吗？
那么你可以试试以下的快速键
来加速表格的浏览与选取
我们只要按住 Ctrl 键不放
再搭配键盘的方向键
就可以立即将选取框
移动到表格的四个角落
若是按住 Ctrl 和 Shift 键不放
再搭配键盘的方向键
就可以进一步产生「选取」的功能
此外，如果你打算选取整张工作表的话
只要点选标题列左上角的方块就 OK 啰
想必大家对于
插入空白列的操作都不陌生
不过，如果你打算再趁机多插入几列的话
你可以按下键盘的 F4
也就是「重复上一个指令」的功能
每按一次 F4 就会多出一个空白列
而另一个快速插入空白列的方式
是你可以预先选取要插入的列数
譬如我选取五列
再执行「插入」指令
如此就可以立即在选取列的上方
多出五个空白列喔
在试算表中进行资料的剪下或复制
都是很常见的工作
而实际上这些指令
也可以透过储存格的「选取框」来完成
譬如我可以拖曳边框来移动资料
相当于「剪下」的功能
如果按住 Ctrl 键再进行拖曳
则可以「复制」资料
另外，如果按住 Shift 键拖曳边框的话
则可以将这一列插入至表格之中
而不会发生资料覆盖的情形
当表格内可能有重复的资料时
Excel 也提供了多种对应之道
来解决这个问题
而其中一个最便捷的方式
就是我们可以在「资料」标签中
点选「移除重复项」
在此我们要搜寻的对象
是表格中重复的姓名
然后按下「确定」
如此，Excel 就会将重复的资料自动删除
省去我们手动比对的麻烦
你是否曾有过这个经验
就是在表格建置完成之后
却发现标题的栏、列必须得对调呢？
所幸的是
Excel 本身就内建了这个功能
我们只要将表格选取之后
执行「复制」指令
再到空白储存格的上方点选「滑鼠右键」
「选择性贴上」
接着在对话框内勾选「转置」选项
再按下「确定」
就可以立即完成栏、列对调了
Excel 的「选择性贴上」
还有一个有趣的功能
就是它可以针对贴上的数值进行运算
举个例子
如果这次的英文考试有一个具争议的题目
事后学校决定
将每个同学的英文成绩各加 5 分
那么，我们可以在空白储存格内
输入 5 这个数值
然后将它复制起来
接着再框选所有同学的英文成绩
在滑鼠右键中执行「选择性贴上」
勾选「加」
代表我们要将这 5 分
「加」到所有框选的范围
再按下「确定」就完成了统一加分
同理，如果今天我们要调整产品的价格
像是降低 10%
或是提高 10%
也都可以使用选择性贴上的「乘」
来完成运算工作喔
在 Excel 中我们常会建立运算公式
或是借助函数的功能来进行资料分析
而如果今天我们打算浏览整张工作表的公式
以方便侦错或修改的话
我们可以切换到「公式」标签
点选「显示公式」按钮
快速键的话是 Ctrl + ~ (波浪) 符号
如此所有的公式就都能一览无遗啰
有时我们建立好一个公式
却有可能不知道该输入多大的数值
才能达到理想的公式结果
这时「目标搜寻」这个小工具
就派得上用场了
举例来说
假设今天我们已经得知
某位同学的「国语」和「数学」成绩
然后我们想要计算出
他的「英文」必须考到几分
总平均才能达到 60 分及格的标准
那么我们可以切换到「资料」标签
点选「模拟分析」
「目标搜寻」
在弹出的对话框中
我将目标储存格指定到「总平均」的栏位
目标值则设为及格标准 60 分
至于「变数储存格」
就是我们要推算输入值的栏位
也就是这位同学的英文成绩
接着按下「确定」Excel 就能立即求出结果啰
当我们在绘制表格时
我们有时会在标题栏的位置
套用「对角线」的设计
而 Excel 提供了两种绘制对角线的方式
第一种是位于「框线」选单中的画笔功能
我们只要使用滑鼠拖曳的方式
就可以在储存格内
轻松地拉出一条对角线
绘制完毕后再按一下「框线」按钮
就可以关闭画笔功能
而第二种方式
是利用滑鼠右键选单中的「储存格格式」指令
在对话框中我们切换到「外框」标签
再点选你想要的对角线类型就 OK 啰
在储存格内切换到第二行来输入文字
一直是许多初学者常遇到的问题
因为我们习惯使用的 Enter 键
只会将选取框推移到下一列
而无法产生换行的效果
因此，在 Excel 中正确的换行作法
是按下 Alt +Enter 键
然后再输入第二行的文字内容
使用这个技巧来输入对角线的标题
也非常的方便喔
Excel 的「注解」是一个非常方便的功能
它可以针对储存格的资料
加上额外的说明
同时又可以维持整体版面的简洁
不过有许多人可能不知道
Excel 的注解也可以放入图片内容
我们只要在插入注解之后
先清除注解内的作者名称
然后在注解的边框按下滑鼠右键
选择「注解格式」
接着，在对话框内我们切换到
「色彩和线条」标签
打开色彩的选单
选取「填满效果」
然后再切换到「图片」标签
按下「选取图片」按钮
如此我们就可以载入电脑中的图片了
我按下「确定」关闭所有的对话框
最后再略为调整图片的大小
这样子我们就完成了一个图片注解啰
OK，那今天关于 Excel 操作小技巧的介绍
我们就聊到这儿
我们下回再见，拜拜