哈啰，大家好
想必大家在小时候都被老师批改过作文
当文章发回来的时候
上面总是布满了老师的订正和评语
而在无纸化早已成为趋势的今天
有些人不禁会想问
在 Word 上面有没有办法让我们当一回老师
按按键盘和滑鼠
就能完成批注修改的工作呢？
其实这个功能在 Word 已经存在了很久
它称之为「追踪修订」
那今天我们就花点时间
来看看「追踪修订」是如何操作的吧
OK，当我们收到一份来自于别人的文件
需要你帮忙修改、提供意见时
我们可以切换到「校阅」标签
并且启用「追踪修订」 (注1)
「追踪修订」这个功能
会记录三种类型的内容编辑
第一是内容的「删除」
譬如你觉得文件中某些句子是多余的
那么你可以将它们反白之后按下 Delete 键
Word 会在删除文句的左侧
加注一条红线以做为提示
而如果你想要使内容的异动更为一目了然
你不妨将标记的显示方式改设为「所有标记」
如此被删除的句子就会以「删除线」的方式呈现
其次，任何你所新增的文字
也会被「追踪修订」记录起来
这些新增的内容会被标上红色的「底线」
至于最后一个会被记录的动作
是「格式」的变更
像是字型的大小、段落的行距等等
这些变化 Word 会将它们标注在文件的右侧
在修订的过程中
如果你觉得有需要对作者提出一些建言
你可以切换回「校阅」标签
并且按下「新增注解」按钮
如此你就可以在文字框内
输入你的意见以供对方参考
而当文件修订完毕之后
如果你打算以「完稿」的型式
重新审视一遍文章的话
你可以将标记的显示方式更改为「无标记」
当然你也可以随时切换为「原稿」
来阅读未经修订的文章
最后，你就可以关闭「追踪修订」的功能
直接将 Word 档寄回给对方就 OK 啰
好，那如果今天角色对调
我们变成是这篇文章的原作者
那当我们收到别人校阅过的文章
又应该如何处理呢？
事实上，对于别人修改的内容
我们不一定要照单全收
我们可以逐一针对这些增、删的文字
按下滑鼠右键
选择「接受」变更
或是「拒绝」变更
当然，有时我们也许会放弃己见
全部采纳对方的建议
尤其对方如果是师长或上级的时候
这时我们可以按下「接受」
「接受所有变更」
使文件直接成为「完稿」的状态
或着，在另一个极端的情形
我们完全不同意对方的观点
那么我们可以按下「拒绝」
「拒绝所有变更」使文件恢复成原稿
至于段落中的「注解」
如果你打算继续利用这份文件
和对方交换意见的话
你可以点选「回覆」来进行留言
或是按下「解决」来代表「已读」的意思
当然，你也可以直接按下「滑鼠右键」
来删除这一则注解
或是在功能区内透过「删除」按钮
来删除文件中的所有注解
OK，「追踪修订」的功能固然十分方便
但是当我们将文件寄给别人
请求对方帮忙审阅时
却不能确保对方在修改前
会记得开启「追踪修订」
为了避免这个风险
我们可以在寄出文件之前
在功能区内启用「锁定追踪」
来强制开启追踪修订
如果你使用的是较早的 Word 版本
选单内没有这个指令的话
你可以执行另一个
称之为「限制编辑」的功能（注2）
并且指定文件
只能以「追踪修订」的方式进行修改
最后再按下「是，开始强制保护」的按钮
无论你是执行「限制编制」或是「锁定追踪」
这两个功能都会请你设定一组密码
密码设定完毕之后
文件就会锁定在「追踪修订」的状态
这时我们就可以放心地将文件寄出
也不用担心对方是否会忘记开启「追踪修订」了
日后，如果你打算解除文件的锁定状态
你可以重新执行「锁定追踪」
或是在右侧面板内按下「停止保护」按钮
并且输入你原先设定的密码就 OK 啰
不过，就如同莫非定律说的
「凡是可能出错的事，就必定会出错」
如果某天我们忘记「锁定」追踪修订
就将文件寄出了
然后对方也不熟悉「追踪修订」的功能
将文件修改好之后就寄还给我们
那当我们拿到文件时
又如何知道对方改了那些地方呢？
所幸的是
Word 还有最后一道防线
可以自动判断两份文件的差异
这个功能称之为「比较」
执行指令时会弹出一个对话框
此时我们可以点选左侧的资料夹图示
来载入文件的「原稿」
接着再点选右侧的图示
来载入修订好的文件
再按下「确定」
如此，Word 会在左栏以清单的方式
列出所有内容的异动
右上栏则是文件的原稿
而右下栏是对方修订好的文件
至于中央的栏位
Word 采用了「追踪修订」的方式
呈现了两份文件的差异
因此，我们可以利用先前学到的技巧
透过滑鼠右键来选择「接受」
或「拒绝」变更
或是直接到功能区内
执行「拒绝」
或是「接受所有变更」
最后再将这份档案执行「储存」就可以啰
OK，那今天关于「追踪修订」的功能
我们就聊到这里
我们同样下回再见，拜拜