哈啰，大家好
大家是否还记得在上一集的影片
我们利用 VLOOKUP 函数
制作了一个成绩查询表
藉由学号的输入
我们可以查询同学的成绩
然而如果我们输入了一个
不存在的学号
Excel 会显示 #N/A 的错误代码
对于一般的使用者来说
这种代码有时就像
Windows 著名的当机画面一样吓人
因此，今天我们来花一点时间
将这个错误代码
替换成简单易懂的文字讯息
甚至也可以使用更醒目的弹出对话框
来提醒使用者
OK，那我们就一起来试试看吧
谈到错误讯息的设计
这里有一个非常实用的函数
称之为 IFERROR
明眼人大概一看就能发现
这个函数是由两个单字所组成
也就是 IF（如果）
和 ERROR（错误）
这个函数的结构非常简单
它分为两个部份
前面是「要接受检查的公式」
而后面是「公式出错时要显示的讯息」
因此在使用这个函数时
我们只要把原本的 VLOOKUP公式
丢到它的第一栏
然后设计一组简单的文字讯息
譬如「查无此人」
再将它放到 IFERROR的第二栏就 OK 啰
好，我们来实际操作看看
我将输入游标放置到查询表的「姓名」栏
栏位中的 VLOOKUP 公式我们可以不去动它
我只需要在 VLOOKUP 的左侧
输入 IFERROR
然后一个左括号
接着再到 VLOOKUP 的右侧
加上一个逗点
然后输入「查无此人」四个字 (注1)
最后再补上一个右括号
就完成了公式的设定
当然，我们不要忘了将这个公式
复制到底下的「总平均」和「成绩」栏
并且将「总平均」的 VLOOKUP 栏数
依照它在资料表中的顺位修改为 6 (注2)
再将「成绩」栏的栏数修改为 7
设定好 IFERROR 函数之后
我们可以输入一个不存在的学号
来进行测试
IFERROR 也会成功地显示
「查无此人」的讯息
不过连续三栏都显示同样的提示文字
又显得有点啰嗦
所以我们不妨将「总平均」栏的「查无此人」
四个字删除掉
仅留下两侧的双引号
代表「空白栏位」的意思
而底下的「成绩」栏我们也做同样的处理
好，我们再进行一次测试
如果输入正常的学号
查询表就会执行 VLOOKUP
来显示同学的成绩
而如果学号有误
查询表就会依据 IFERROR 的设定
来显示错误讯息啰
不过，这个查询表还存在着一个小瑕疵
就是当我们还没有输入任何学号的时候
「姓名」栏依旧会显示「查无此人」四个字
如此很可能会让查询表的使用者
感到一头雾水
因此，比较理想的设计
是当我们还没有输入任何学号时
「姓名」栏应该要维持空白
而要达到这个效果
我们可以利用先前所介绍的 IF 函数
来加上一个简单的判断（注3）
这个判断的逻辑非常简单
也就是请 IF 函数判断C3「学号」栏是否为空白
我们同样可以用连续两个「双引号」
来代表「空白」的意思
如果判断的结果为「是」的话
那么目前所在的栏位
也就跟着保持空白
而如果判断的结果为「否」
也就是「学号」栏里头已经输入了学号
那么就请 Excel 依照学号
来进行 IFERROR 的侦错
以及 VLOOKUP 的查询
乍看之下
这个查询公式似乎变得更复杂了
但实际上这边要修改的东西很少
我同样将输入游标放置在「姓名」栏的位置
然后在 IFERROR 的左侧输入 IF
一个左括号
接着判断 C3 学号栏是否为空白
再一个逗号
如果判断结果为「是」的话
那么这个栏位也就跟着保持空白
然后「逗号」
如果判断结果为「否」的话
那就继续执行后面的查询公式
最后我们再到公式的最右侧
补上 IF 函数的右括号
完成之后
你会发现「姓名」栏的确已恢复成空白的状态
而如果我们输入了学号
学生的姓名就会立即出现
如果学号有误
Excel 也能够立即显示
「查无此人」的讯息
有没有觉得很有趣呢？
OK，除了使用函数之外
Excel 还有一个称之为「验证」的功能
也可以用来侦测资料输入的错误
由于它的介面简单、操作容易上手
因此也非常适合 Excel 的初学者
使用「验证」功能之前
我们首先得点选预备要侦错的栏位
也就是 C3 学号栏
接着我切换到「资料」标签
按下「资料验证」按钮
在弹出的对话框内
我们可以指定储存格允许输入的资料类型
而在这个范例中
学号的范围是落在 101 到 110 之间
因此，我在下拉选单内选取「整数」
并且将最小值指定为 101
最大值我设定为 110
而「验证」功能最有趣的地方
在于它有提供「输入提示」
和「错误提醒」这两个功能
也就是当使用者预备要输入学号的时候
我们可以让储存格跳出一个提示讯息
譬如「请输入学生学号」
而如果使用者所输入的学号
超出了我们所规定的范围
我们可以利用第三个标签
来设计一段警示讯息
譬如我输入
「不要来乱好吗？
」
最后再按下「确定」按钮
如此，当我们将输入游标放在「学号」栏时
就可以看到一个黄色的提示小标签
此时，如果我们输入的学号
介于 101 和 110 之间
那么验证功能就会「放行」
让我们进行成绩查询
而如果我们在学号栏内随便乱输入的话
那可就要准备挨骂了喔
最后，「验证」功能的修改和删除都非常简单
我们可以随时重新开启
「资料验证」的对话框来修改文字讯息
更改验证规则
而如果我们不再需要这个功能的话
我们可以直接在左下角
点选「全部清除」按钮就可以了
OK，那今天关于 IFERROR 函数
和「验证」功能的介绍
我们就聊到这儿
那我们就同样下回再见，拜拜