哈啰，大家好
如果今天我们在公司写了一篇报告
主管要求将里面的内容对他做个简报
那么我们要如何着手才能立即提枪上阵呢？
有些人可能会开启 PowerPoint 之后
套用了一个内建的设计范本
然后把 Word 里面的文字复制起来
整个把它贴到投影片里面
这个方式虽然看起来干净俐落
但是却不是一个好的简报设计
因为很少人会喜欢在投影片内
阅读密密麻麻的段落文字
那么什么样的投影片
才能称得上是好的设计呢？
这个就必须要谈到「专注」的本质
因为对于一般人来说
持续集中注意力其实不是一件容易的事
当我们在念书或工作时
总是没一会儿就忍不住
看一下脸书上的讯息
有事没事滑一下手机
因此做简报时
帮助观众集中注意力最好的方式
就是拿走所有令人「分心」的元素
以这个 Word 文件来说
当我们想要将文字内容简化成一份简报时
我们首先可以将
里面重要的数字和事实筛选出来
至于描述性的内容
则可以直接用口述的方式来表达
在实际操作时
我们可以切换到「检视」标签
开启「大纲模式」
然后按下 Ctrl +A 全选整篇文章
再到上面的下拉选单
将它们设为「阶层 1」
所谓「阶层」
就是将文字段落进行结构性的分段
其中「阶层 1」的内容在转移到 PowerPoint 时
会自动变成每一张投影片的大标题
而「阶层 2」则会变成投影片底下的项目清单
OK，所以这里我把那些
要做为投影片标题的文字保留下来
其余的部分则可以删除
由于我想要特别强调「19 亿」这个数字
因此我将「活跃用户」这四个字
推到下一个段落
再按一下键盘的 Tab 键把它降为「阶层 2」
我重复这个步骤
继续将文件中重要的统计数字
独立出来做为「阶层 1」
其余的文字
则同样按下 Tab 键降为「阶层 2」
如果要将「阶层 2」的文字
拉回到「阶层 1」的话
则可以按下键盘的 Shift +Tab 就 OK 了
所以简单的说
我们只要持续地利用这两组快速键
就可以将整篇文章的重点撷取出来
转换成适合简报的段落格式
比较特别的是最后一页
由于我打算将这些百分比
以「图表」的方式呈现
因此这些比较数据
我一并都放置在「阶层 2」
OK，设定好全部的阶层之后
我将文件执行储存，并且关闭
然后我新增一个空白的简报档
将预设的投影片按下 Delete 键删除
再到上方按下「新投影片」
「从大纲插入投影片」
来载入刚才我们所储存的文件
就可以将 Word 里面的内容
全部转移到 PowerPoint
此时投影片中的文字
仍会继承原始文件的字型设定
对此我们可以做个简单的清理来将字型重设
我打开上面的「检视」标签
开启「大纲模式」
然后在左侧的文字栏中
按下 Ctrl +A 进行全选
再到「常用」标签中按下「清除格式」的按钮
清理完毕之后我们就可以到「检视」标签中
切换回「标准」模式
接下来
我们来谈一下商业简报的背景设计
你会发现在那些知名的产品发表会中
他们的简报通常采用了非常简单的单色背景
或是稍微有点变化的渐层背景
所以当我们在进行背景设计时
不妨可以鼓起勇气
扬弃那些已被滥用的设计范本
而大胆采用简单的单色背景
如果想要加上一点色彩变化的话
我们可以按下「设定背景格式」
来勾选「渐层填满」
这里我打算设计一组深色的渐层
我首先删除中央多余的色标
然后将左边的停驻点设为黑色
再将右边的停驻点套用蓝灰色
两个颜色的面积比例
可以透过停驻点的位置来进行调整
设定完毕之后
再到底下点击「全部套用」的按钮
至于简报文字的设计也有几个简单的原则
首先字型的部分
建议采用简单且稳重的黑体
而不要使用装饰较多的明体
文字和背景的颜色对比则必须要清楚
并且不要将投影片的文字套用太多的色彩
为了方便一次调整好全部投影片的字型
我在「检视」标签中打开「投影片母片」
并且按住 Ctrl 键不放
依序选取画面中的两个文字框
我切换到「常用」标签来将字型设为黑体
同时将文字加粗
上面标题的字型大小
我输入了一个很夸张的数值 115
底下则设为 40
至于文字前面的项目符号
我直接将它关闭起来
然后就可以退出母片的检视模式
此时，你可能会想说投影片上就那么几个字
这样真的可以吗
不要怀疑
真正专业的简报给出来的讯息
往往就是这么的简洁有力
此外，我从一个叫做 FLATICON 的网站
利用 YouTube 做为关键字找到一个 Logo
把它下载到电脑之后
拖曳到投影片之内
再略为调整它的大小和位置
如此我们就完成了第一张投影片
接下来
我们来谈谈投影片中「清单」的设计
同样地
设计清单时有几个可供参考的原则
首先，清单的内容必须简明扼要
避免字数过多使观众难以抓住里面的重点
其次，清单的数目不要太多
以免投影片的版面显得过于拥挤
至于清单前面的项目符号
在目前简报的设计趋势中已渐渐淘汰
因此我们可以把它直接删除
而清单的排列方式除了由上而下之外
有时我们不妨试试看「分栏式」的设计
搭配一些简单的图形背景也会有很好的效果喔
OK，所以这里我打算将
这三张投影片的内容整合起来
用分栏的方式来呈现这些统计数字
我首先将标题拉到版面的中间
将数字的色彩改为黄色
并且将后面单位的字体略为缩小
再做一些位置和外观上的微调
底下的文字我们可以利用上面的功能区
来加上一个「反射」的特效
如果想要让反射带有一些模糊效果的话
我们可以打开「反射选项」的面板
并且将「模糊」数值略为提高就可以了
OK，下一步我使用滑鼠拖曳的方式
同时选取两个文字框
按住 Ctrl 键不放启用复制功能
来将文字拖曳到版面的中间
并且依据底下投影片的内容
来修改文字标题
而第三个清单也是采用同样的方式来制作
完成之后我们就可以删除
底下的两张投影片啰
OK，接下来我们来谈谈
投影片中「照片」版面的设计
如果你所使用的照片是一个需要解说的商品
那么你不妨直接将图片做一个去背
然后在旁边加上要说明的文字
至于去背的方式
除了使用 Photoshop 这类型的后制软体之外
也可以利用一个叫做 Removebg 的网站
我们只要将照片拖曳到画面之中
就可以立即完成图片的去背喔
而如果你要呈现的照片是一般的人物或风景
那么与其让观众看到四四方方的相框
我们不如直接将照片放大到整个版面
让照片显得更有沉浸感
如果有需要的话
我们也可以在照片内加上简单的文字标题
来阐述我们想要表达的讯息
像是这张投影片的呈现方式
OK，我们回到简报的练习
所以这里我到一个免费图库的网站
找了一张图片素材
并且将它下载之后拖曳到第三张投影片
你会发现图片和投影片由于长宽比例不同
导致旁边产生了一个缺口
此时我们千万不要用滑鼠拖曳来将图片拉长
因为这个动作会造成影像比例的扭曲
解决这个问题的方式有好几种
其中一个方式是按住 Ctrl 键不放
将背景图档向右复制一份
然后在功能区内点击「排列」
「旋转」
「水平翻转」
再启用图片的「裁剪」功能
删除多余的区域就可以解决缺口的问题
不过由于目前的背景图片
挡住了投影片的文字
所以我利用滑鼠右键的选单
将投影片移到最下层
然后再将文字标题移动到适当的位置
至于下一张投影片的背景
我同样拉入一张从图库下载的图片
利用滑鼠右键选单移到最下层
然后再略为调整两个标题的位置和大小
如果你希望文字能够稍微加强
与背景图片的对比
我们也可以考虑将这些文字
加上简单的阴影效果
OK，最后我们来谈一下
商业简报中一个常见的主题
「图表」
设计图表最重要的
就是要选对图表的类型
像是「直条图」可以用来
比较不同资料的数值高低
「折线图」可以用来观察资料的变化与趋势
而「圆形图」则适合用来
呈现项目之间的百分比例
虽然 PowerPoint 本身有一个
很完整的图表工具
不过当我们想要表达简单的概念和数据时
直接使用简易的图形来制作图表
也是一个不错的选择
举例来说
我到「插入」标签中点击「图案」
来建立一个「局部圆」的图形
然后我拖曳橘色的控制点
使圆形的比例约略等于标题的 94%
再到功能区内将图形的色彩设为白色
接着，我利用「图案」功能
再建立一个圆形
颜色设为黑色
外框为「无」
位置则对齐到白色圆形的中央
至于左上角的百分比数据
我先利用滑鼠右键选单将它移到最上层
再移动到投影片的正中央
文字的颜色我更改为黄色
再将字体略为缩小
最后，我将左边段落的部分文字
按下 Ctrl +X 执行「剪下」
再将这些文字利用滑鼠右键选单
贴到投影片的右边
如此一个极简风格的圆形图就完成啰
OK，最后我打算制作一个简单的直条图
来比较不同公司的网路流量
我首先将底下的文字段落全选反白
在功能区内将「行高」设为 2 倍
再将后面的百分比数字
依序拖曳出来形成独立的文字框
而原来的项目标题则统一设为「靠右」对齐
至于长条图本身
我们可以使用「图案」功能
在项目标题的旁边绘制一个矩形
矩形的色彩我选择一个较为明亮的蓝色
接着，我将百分比的数字
放置到长条图的末端
并且配合长条图套用相同的蓝色
设定好第一个项目之后
我按住 Ctrl 键不放将矩形向下复制一份
同时依据该项目的百分比例将直条图缩短
颜色我设回白色
再将百分比的数字移到图表的末端
后面我们只要重复这个步骤
就可以完成这个简单又具有质感的长条图啰
最后谈到投影片的「动画」
一般来说在商业简报中
放置「形象影片」或「解说动画」是可以接受的
但是对于传统的转场动画
和文字动画则应该尽量避免
原因之一是因为这些效果往往显得廉价粗糙
或是过于花俏
因此如果实在要替投影片加上转场动画的话
一般会建议使用最简单的
「淡出」效果就可以啰
OK，那最后我们就来欣赏一下
今天练习的成果吧
OK，那今天的 PowerPoint 教学
我们就说到这里
我们下回再见，拜拜